L’admission de dossiers est le goulot le plus cher d’un cabinet.

Un dossier qui s’ouvre à la main coûte des minutes qui ne se facturent jamais, et une demande sans réponse le jour même appelle un autre cabinet. Les deux se mesurent en dollars.

Ce Volet est le seul que nous travaillons aujourd’hui : cabinets d’avocats, études de notaires et cabinets comptables de 20 à 300 personnes, au Québec. Nous ne vendons pas un Pilote que nous ne pouvons pas livrer.

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Six questions, moins d’une minute, gratuit, sans adresse courriel.

02L’arithmétique du goulot

Trois lignes, et chaque hypothèse écrite dans la même phrase.

01 Les heures

Nouveaux dossiers par mois × minutes par dossier ÷ 60 × 12

Hypothèse : Le temps mesuré est celui d’un dossier moyen, de la première prise de contact au dossier ouvert et vérifié.

02 Le coût de ces heures

Heures × coût horaire réel de la personne qui les passe

Hypothèse : Une heure d’adjointe est comptée à son coût chargé — 26,38 $ de l’heure au salaire médian québécois, majoré de 30 %. Une heure de professionnel facturable est comptée à votre taux, parce qu’elle n’est pas facturée.

03 La part mécanisable

Coût × 70 %

Hypothèse : Saisie, vérification de conflits, lettre d’engagement, constitution du dossier documentaire. Le jugement professionnel reste humain et n’entre pas dans le calcul.

Le temps d’ouverture d’un dossier n’est chiffré par aucune enquête publique québécoise que nous ayons pu vérifier. C’est pour cela que nous vous le demandons plutôt que de l’inventer : un chiffre sans hypothèse vérifiable est un bogue.

03La chaîne, poste par poste

Schéma isométrique d’une chaîne d’admission de dossiers, du classeur à la corbeille de sortie.

Une demande entrante, quatre postes de traitement, une sortie. Nous mesurons le temps perdu à chaque poste, puis nous en automatisons un seul — celui qui récupère le plus d’argent pour le moins de jours de travail.

04Les trois cas d’usage de ce Volet

Un Pilote en met un seul en production, en 30 jours.

01 La demande qui meurt dans une boîte de réception

Accusé de réception et qualification automatiques des demandes entrantes

Une demande arrive par courriel, par le formulaire du site ou par téléphone. Elle est lue quand quelqu’un a le temps. Nous branchons un accusé de réception immédiat, une qualification par quelques questions, et la création de la fiche dans votre système — le tout en moins de deux minutes après l’arrivée.

Ce que nous mesurons avant et après : Délai de première réponse, et part des demandes traitées le jour ouvrable.

02 Les 45 minutes de saisie qui ne se facturent jamais

Ouverture de dossier automatisée : saisie, vérification de conflits, lettre d’engagement

Le même nom est retapé dans quatre écrans, la vérification de conflits est un courriel à tout le monde, la lettre d’engagement est un modèle Word qu’on adapte. Nous en faisons une seule séquence : les données saisies une fois, le contrôle de conflits documenté, la lettre générée et envoyée pour signature.

Ce que nous mesurons avant et après : Minutes par dossier ouvert, et nombre de ressaisies éliminées.

03 La semaine d’adjointe passée à courir après des pièces

Onboarding documentaire du client : collecte des pièces, relances et classement

Le client doit fournir six documents. Personne ne sait lesquels sont arrivés. Nous mettons en place la liste par dossier, les relances automatiques au client, et le classement à l’endroit exact où votre équipe s’attend à les trouver.

Ce que nous mesurons avant et après : Jours entre l’ouverture et le dossier documentaire complet.

L’architecture cible reste sur la pile Microsoft que votre cabinet paie déjà — Dynamics 365, Azure, Power Platform. Rien de nouveau à acheter par abonnement.

05Votre chiffre

Le Radar vous donne ce chiffre pour votre cabinet, avec son arithmétique.

Six questions, moins d’une minute. Aucune adresse courriel n’est demandée pour l’obtenir, et les hypothèses restent modifiables sur la page de résultat.

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